Захиргааны туслах ажилтан гэдэг бол байгууллагын зүрх л гэсэн үг. Таньгүйгээр байгууллагад эмх замбараагүй, толгой эргэсэн асуудлууд үүсч мэдэх юм. Магадгүй таныг явсны дараа л таныг үнэлж, ажил олгогч тань таныг маш их зүйл хийх чадвартай байсныг чинь ойлгох байх.
CV-гээ хөөрөгд
Таны CV таны хийдэг, гүйцэтгэдэг зүйлсийг тайлбарлах хэрэгтэй байдаг учраас боломжит ажил олгогч нарын ширээн дээр ямар үнэ цэнэтэй зүйлсийг авчирдаг болохыг харуулах хэрэгсэл юм. Ажил олгогч нар итгэлтэй, найдвартай, өдөр тутмын үйл ажиллагаанд хувь нэмэр оруулж чадах туслах ажилтан хайж байдаг. Амжилтаа нэгтгэх хамгийн сайн арга бол ажил үүргээ мөр мөрөөр тодорхойлж, хамгийн шилдэг амжилт, ололтоо ■ тэмдэг ашиглан жагсаах юм. Хуулийн нарийн бичгийн ажилд зориулсан дараах хэдэн нөлөө бүхий тодорхой өгүүлбэрүүд бий:
CV-гээ хөөрөгд
Таны CV таны хийдэг, гүйцэтгэдэг зүйлсийг тайлбарлах хэрэгтэй байдаг учраас боломжит ажил олгогч нарын ширээн дээр ямар үнэ цэнэтэй зүйлсийг авчирдаг болохыг харуулах хэрэгсэл юм. Ажил олгогч нар итгэлтэй, найдвартай, өдөр тутмын үйл ажиллагаанд хувь нэмэр оруулж чадах туслах ажилтан хайж байдаг. Амжилтаа нэгтгэх хамгийн сайн арга бол ажил үүргээ мөр мөрөөр тодорхойлж, хамгийн шилдэг амжилт, ололтоо ■ тэмдэг ашиглан жагсаах юм. Хуулийн нарийн бичгийн ажилд зориулсан дараах хэдэн нөлөө бүхий тодорхой өгүүлбэрүүд бий:
- Өндөр түвшний менежерүүдэд хуулийн үйлчилгээний дэмжлэг үзүүлэх 5 дадлагажигч ажилтныг 9 сарын хугацаанд бэлтгэсэн. Энэ ажилд нэгэн зэрэг 50 идэвхитэй асуудлуудыг зааж зааварладаг байсан..
- ОУ-ын үйлчлүүлэгч нарт зориулж маш олон шүүхийн баримтуудыг цэгцлэх ажлыг удирдаж, бичиг баримт цэгцлэх ажлыг цаг хугацаанд нь, нягт нямбай хийж гүйцэтгэхийн тулд хэд хэдэн ажилтан бүхий багийг удирдаж байсан.
- Оффисийн чиглэлээр нарийн бичгийн ажилтнууд болон шинэ ажиллагсдыг сургалтаар хангаж, дэмжлэг туслалцаа үзүүлсэн. Хурдтай ажилладаг оффисийг бий болгоход чухал нөлөө үзүүлж чадсан.
- 5 хэлтсийн удирдлагууд болон 500 ажилтанд зориулж, ажилтантай холбоотой сэтгэл ханамжийн янз бүрийн асуудлуудыг шийдвэрлэж чадсан гэх мэт.
Маш олон захиргааны туслах ажилтнууд өөрсдийн амжилтаа дэлгэрэнгүй тодорхойлоход хэцүү байдаг. Зарим нь зүгээр л “тэдний ажлыг хийдэг байсан” гэж хэлдэг. Гэвч албан тушаал бүрийг тайлбарласны дараа та хэр их амжилтанд хүрснээ гайхах болно. Үүнийг эхлүүлэх дараах цөөн хэдэн асуултуудыг уншаарай:
- Та оффисийн дүрэм журамд бусад ажилтнуудыг сургаж, дадлагжуулсан уу?
- Та “сарын шилдэг ажилтан”, “шилдэг ажилтан” гэх мэт шагнал авч байсан уу?
- Та оффисийн үйл ажиллагааг сайжруулсан, харилцагчийн үйлчилгээг сайжруулсан аль эсвэл зардлыг бууруулсан ямар нэг дүрэм журам боловсруулсан уу?
- Та ямар нэг үйл ажиллагаа эсвэл хурал цуглааныг компанид ашигтайгаар зохион байгуулсан уу?
- Та туслах ажил үүргийг сайжруулах технологийг ашигласан уу? Та үр ашигтай PowerPoint илтгэл бичиж байсан уу? Та бичих, илтгэх харилцагчийн өгөгдлийн сан болон харилцагчийн үйлчилгээг бий болгосон уу?
- Та хурдтай ажилладаг орчинд янз бүрийн ажил үүргийг чанартайгаар хийж гүйцэтгэдэг байсан уу?
- Та мэргэжлийн дүр төрхийг утсаар болон хүнтэй харилцаж байхдаа компаний нэр хүндийг эерэг байдлаар харуулахуйцаар илэрхийлдэг үү?
- Та мэдээллийн самбар буюу шууд мэйл бичих арга гэх мэт ямар нэг онцгой төсөл бий болгоход тусалсан уу? Төслүүдийн үр дүн ямар байсан бэ?
- Та олон шугамтай утасны системийг удирдаж чадах уу?
- Маш сайн үйлчилгээ үзүүлсэн харилцагч болон үйлчлүүлэгч байгаа юу?
Түлхүүр үгс
Албан тушаал: Захиргааны туслах, нарийн бичиг, оффис менежер, гүйцэтгэх туслах, харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч, өгөгдөл боловсруулах нарийн бичиг, ресепшн, хуваарилах самбарын оператор, үйлчилгээний менежер, оффисийн туслах
Бусад: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access), үйл ажиллагааг төлөвлөх, хурал төлөвлөх, баримт боловсруулах, хүснэгт, өгөгдлийн сангийн менежмент, олон шугамтай утас удирдах, хуваарилах самбар, хуваарь гаргах, илтгэл тавих, авлагын тооцоо, нэхэмжлэх, ашгийн удирдлага, оффис менежмент, материалын хяналт, худалдан авалт, тоног төхөөрөмжийн засвар, худалдагч/гэрээлэгчийн харилцаа, төслийн менежмент, баримт бэлтгэх гэх мэт
Албан тушаал: Захиргааны туслах, нарийн бичиг, оффис менежер, гүйцэтгэх туслах, харилцагчийн үйлчилгээний төлөөлөгч, өгөгдөл боловсруулах нарийн бичиг, ресепшн, хуваарилах самбарын оператор, үйлчилгээний менежер, оффисийн туслах
Бусад: MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Access), үйл ажиллагааг төлөвлөх, хурал төлөвлөх, баримт боловсруулах, хүснэгт, өгөгдлийн сангийн менежмент, олон шугамтай утас удирдах, хуваарилах самбар, хуваарь гаргах, илтгэл тавих, авлагын тооцоо, нэхэмжлэх, ашгийн удирдлага, оффис менежмент, материалын хяналт, худалдан авалт, тоног төхөөрөмжийн засвар, худалдагч/гэрээлэгчийн харилцаа, төслийн менежмент, баримт бэлтгэх гэх мэт